Política de backup ¿Cómo implementarla en tu empresa?

La información de tu empresa es  de vital importancia para el cumplimiento de los objetivos trazados, por ello no debemos permitir que algo les suceda, un backup es un procedimiento primordial para que esto no suceda y como todo procedimiento debe estar contemplado en una Política dentro de tu organización. Acá te enseñaremos a desarrollar o implementar una correcta Política de backup o copia de Seguridad para cualquier tamaño de empresa, así como los principales errores que se observan dentro de este tipo de documentación.

Glosario

Un backup, es la copia o respaldo de seguridad que se hace de un software o de un conjunto de datos en un espacio seguro de tu sistema, este puede ser interno o externo (Cloud)

Asimismo, los 3 tipos de Backups que existen:

Backup Completo, es el tipo de Backups más recomendado porque, como su nombre lo indica, hace una copia completa de los datos más relevantes, sin embargo resulta ser la más duradera por la cantidad de información que se respalda. Además, es la más accesible, ya que puede hacerse de manera manual.

Backup Incremental o progresivo, consiste en realizar un respaldo o copia de la información desde un último proceso de guardado previo, lo que permite tener un respaldo diario de los últimos cambios que se hagan en el proyecto.

Backup Diferencial es un híbrido frente a los dos anteriores, ya que hace el mismo procedimiento que un Backup completo, copia toda la información, pero solo respalda los archivos nuevos que se hayan creado o aquellos que hayan sufrido alguna modificación reciente tal y como lo hace el Backup progresivo.

Guía de cómo hacer una política de backup exitosa

Una política es una declaración de principios generales que la empresa u organización se compromete a cumplir, en ella se dan diversas reglas y directrices básicas de cómo se desarrollará un procedimiento determinado.

La política debe ser distribuida y conocida por los empleados, debe ser implementada y servir como punto de partida a la hora de redactar el resto de documentos relacionados a este procedimiento.

Para hacer una correcta política de Copias de Seguridad el equipo deberá documentar la siguiente información:

  • Identificador de la Copia o Respaldo, esto es muy importante para poder conocer a detalle qué copia corresponde, a qué proyecto y a qué usuario.
  • Tipo de copia, como bien mencionamos en el glosario existen 3 tipos de copias y es relevante saber qué tipo se está usando en cada uno.
  • Detalle del contenido se recomienda cifrar en clave el contenido de cada respaldo para no demorar al momento de restaurar la información.
  • Fecha que se realizó la copia.
  • Periodicidad que se realiza la copia de seguridad.
  • Tiempo de almacenamiento de la información copiada, ya que muchas veces es contraproducente guardar documentación con mucha antigüedad.
  • Responsable y reemplazo, las personas encargadas de realizar la copia de seguridad.
  • Ubicación, dependiendo del número de copias y la importancia de ellas se crearán ubicaciones donde se alojarán estas.

En el caso de las restauraciones, tienen una documentación similar:

  • Fecha de restauración de la copia.
  • Terminal en la que se hizo la restauración.
  • Incidencia que motivó a hacer la restauración.
  • Técnico que realizó la restauración.

Principales errores al establecer una política de backup

Dentro de los errores más comunes encontramos las omisiones que parecen más obvias como por ejemplo:

  • Obviar el identificador de la copia, este es un error muy común por descuido que conlleva a demorar, en el mejor de los casos, el proceso de restauración o en casos extremos pérdidas de información.
  • No se contemplan los responsables de la copia de seguridad y al momento de que exista algún inconveniente con el Backup podrán señalar a todo el equipo por esa falla.
  • Que no se detalle la periodicidad ocasionaría pérdida de información valiosa, de acuerdo a los avances de los proyectos en los que se pueda estar trabajando.
  • No colocar la fecha de la copia de seguridad puede ocasionar, como en el punto anterior, pérdida de avances.
  • Por último, otro error es no contemplar la ubicación de la copia, se han dado casos que el técnico responsable de la copia ha salido de la empresa y al no tener en la política las ubicaciones, se pierde el dónde ha sido creada el backup.

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